Den Umgang mit Zeit besser und wirksamer managen!

Wirksame Methoden für den Umgang mit Zeit

von Brigitta C. Kemner
Veröffentlicht am 12 Mai 2015

Wie ist eigentlich Dein Umgang mit Zeit? Reicht Deine Zeit selten für das, was Du Dir vorgenommen hast? Sagst Du häufig „ich habe keine Zeit“? Fühlst Du Dich gehetzt und fremdgesteuert? Eigentlich haben wir alle gleich Zeit, nämlich immer den jetzigen Moment. Zeit ist nicht knapp, sie ist unendlich. Ausschließlich unsere psychologische Zeit ist begrenzt. Doch kommt uns das selten so vor. Wir meinen und hören ständig, dass wir unsere Zeit besser managen müssen. Doch geht das überhaupt?

Wir und die Zeit sind eins, untrennbar. Wir können unsere Zeit nicht managen, wir können sie nur zielführend und sinnvoll nutzen und einsetzen. Es gibt dafür einige Methoden, die Dir helfen können, Dich besser zu organisieren und Prioritäten herauszuarbeiten. Grundsätzlich gilt, dass ein achtsamer Bewusstseinszustand (mit allen Sinnen 100% bei dem sein, was Du aktuell tust) Dir besonders dabei hilft, den Moment intensiv wahrzunehmen, effektiv zu nutzen und bestmöglichen Output zu erzielen, ihn für das einzusetzen, was Du tatsächlich willst und die Qualität des Erlebens deutlich zu verbessern.

Wie ist Dein Zeitempfinden? Fühlst Du Dich getrieben? Leidest Du unter Zeitknappheit oder hast Du gefühlt immer genug Zeit für alles? Für den Fall, das Dein Tag überwiegend chaotisch verläuft, habe ich heute für Deinen Umgang mit Zeit einige wertvolle Tipps und Methoden. Die wichtigste Voraussetzung für alle folgenden Methoden ist auf jeden Fall, diese konsequent anzu- wenden. Welche Methode passt zu Dir? Meine Favoriten sind das Pareto-Prinzip, die stille Stunde und die Tagesschau 🙂

1. Die Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesplanung
Überlege Dir: Was ist mein grundlegendes Ziel? Je größer das Ziel, desto genauer sollten Zwischenziele formuliert sein. Anschließend werden Wochenziele soweit heruntergebrochen, dass am Ende konkrete Aufgaben für den Tag anstehen. Du solltest alles schriftlich festhalten und vor allem die Aufgaben pro Tag bzw. Woche realistisch ansetzen. Kontrolliere immer wieder, ob Du den roten Faden verfolgen kannst. Solltest Du abweichen, musst Du eventuell neu definieren.

2. Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip ist eine sehr wichtiges Gesetz aus dem Management. Es sagt aus, dass wir mit 20% Einsatz 80% Ergebnisse erreichen, wenn wir richtig filtern. Mit den anderen 80% Einsatz erreichen wir nur noch 20% Ergebnisse. Es ist sinnvoll, sich auf die 20% der Tätigkeiten zu konzentrieren, die 80% der Wertschöpfung erbringen, und nicht unsere Zeit für Aufgaben zu verschwenden, die nichts beinhalten, was uns nach vorne bringt. Da wir 100% nie erreichen werden, reicht es also, die goldenen 20% zu erkennen, die den 80% KERN ausmachen!

3. Die Eisenhower-Matrix
Die Matrix zeigt uns, wie sich unsere Aufgaben unter den Aspekten Dringlichkeit und Wichtigkeit verteilen. A: dringend und wichtig (manchmal auch wichtig, aber nicht dringend!), B: dringend aber nicht wichtig und C: weder dringend noch wichtig. Versuche Deine derzeitigen Aktivitäten nach dieser Matrix zu bewerten, konzentriere Dich dann verstärkt auf die B- und A-Prioritäten. Mein Tipp: Erledige mindestens eine A-Priorität pro Tag, die nicht dringend aber dafür wichtig ist (z.B. Sport treiben). Diese Aufgaben haben nämlich die Eigenschaft, obwohl sie nicht nach Aufmerksamkeit schreien, uns sehr weit nach vorne zu bringen.

4. Pufferzeiten
Kein Tag wird genau so ablaufen, wie wir es geplant haben. Es gibt immer wieder Ereignisse, die unseren strikten Zeitplan durcheinander bringen werden. Das ist normal und gut so! Es ist wichtig, Pufferzeiten für das Reagieren auf Aktivitäten von außen vorzusehen. Plane also bewusst Spielraum ein, um genug Zeit und Muße für die wichtigen Aufgaben zu haben.

5. Zeitdiebe identifizieren
Auf Zeitdiebe treffen wir jeden Tag. Fast jeder fällt ihnen irgendwann zum Opfer: SMS schreiben, in Communities surfen, Ständiges Bearbeiten und Lesen von Emails, Surfen im Netz, externe Anrufe, Fragen von Anderen („Kannst Du mal eben!“), zu wenig essen (minder Konzentration und Energie), übertriebener Perfektionismus, keine Pausen machen (macht uns nach einiger Zeit unkonzentriert und wenig effektiv), Sauerstoffmangel (mindert die Gehirnleistung), Flüssigkeitsmangel, nicht NEIN sagen können, alles selbst machen wollen, Konflikte vor sich herschieben, Meetings und Besprechungen ohne Ergebnis und roten Faden. Was sind Deine Zeitdiebe? Löse sie auf.

6. Automatisches Wiedervorlagesystem
Du sorgst dafür, dass sich Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt von selbst wieder in Erinnerung bringen. Das schafft Ordnung und Ruhe im Kopf und auf dem Schreibtisch. Außerdem geht nichts unter.

7. Äußere Ordnung
Äußere Ordnung schafft innere Ordnung. Vermeide einen „zugemüllten“ Schreibtisch. Räume so viel wie möglich abends geordnet zur Seite, arbeite es ab oder lege es in dafür vorgesehene Fächer. Mit Platz und Freiheit gelingt es Deinem Schweinehund viel besser, sich am nächsten Tag an die neuen Aufgaben zu machen.

8. Stille Stunde
Baue Dir ein Zeitfenster ein, in dem Du vollkommen ungestört an wichtigen Aufgaben und Projekten arbeiten kannst. Sorge dafür, dass JEDE externe Störung ausgeschlossen ist, damit Du Dich wirklich konzentrieren kannst. Nur so kannst Du Abstand vom „Tagesgeschäft“ gewinnen und selbst das Steuer in der Hand behalten.

9. Persönliche Termine planen
Plane auch Termine, die sich um Deine persönlichen Belange drehen bewusst ein wie einen Arbeitstermin. Treffe feste Verabredungen mit Dir selbst, die Du einhältst und nicht verschiebst (z.B.: Donnerstag 18:00 joggen gehen oder mittags 13:00 Mittagspause).

10. Tagesschau
Reserviere Dir ein paar Minuten Zeit abends, um über den Tag nachzudenken: Was ist gut gelaufen? Was hätte ich besser machen können? Habe ich meine Verabredungen mit mir eingehalten? Was steht morgen an?

Headerbild © everythingpossible (Fotolia)
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Brigitta C. Kemner

Eine gute Bedürfnisbalance sowie innere Stabilität und Gesundheit sind die wichtigste Basis für stabile Leistungen in einem anspruchsvollen Berufsalltag. Sie können mich als Katalysator, Förderer, Impulsgeber, Erwecker, Berater, Lehrer, Begleiter und Trainer nutzen. Als Expertin für das Thema Leistungskraft und Leadership liegen meine Schwerpunkte in allen Themen, die unser „Menschsein“ betreffen ...

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