Die Bearbeitung unserer E-Mail-Kommunikation geht zu Lasten der Produktivität und Arbeitsqualität!

Emails kosten Zeit und Energie

von Brigitta C. Kemner
Veröffentlicht am 31 Juli 2014

Immer mehr Menschen fühlen sich der täglichen Emailflut nicht gewachsen. Der Ansturm von unzähligen Nachrichten, die bearbeitet werden sollen in Verbindung mit der Forderung der ständigen Erreichbarkeit, bereitet vielen „Digitalen-Stress“ und löst inneren Druck aus. Das dauerhafte „online sein“ birgt die Gefahr, sich selbst auszubeuten und süchtig danach zu werden, im „Geschehen“ zu sein. Dem McKinsey Global Institute zufolge wenden kommunikationsrelevante Angestellte 28% ihrer Arbeitszeit allein für die Bearbeitung ihres E-Mail-Postfachs auf. Der Branchenverband Bitkom veröffentlichte Ergebnisse einer repräsentativen Umfrage, wonach die Zahl der Berufstätigen, die über die Feiertage per E-Mail erreichbar sind, allein in den letzten beiden Jahren um 12% auf insgesamt 55% gestiegen ist (Quelle: FAZ, Juli 2014).

Doch der schnelle Umgang mit Informationen hat nicht nur Vorteile. Wer sich von Emails „treiben“ lässt, ermüdet schneller. Die ständigen Unterbrechungen durch Emails kosten Unmengen Energie und gehen oftmals zu Lasten der Arbeitsqualität und der Konzentration. Wenn Mitarbeiter E-Mails ohne „Anleitung“ nutzen, verschwenden sie oft Arbeitszeit. Auf lange Sicht leisten sie also in der regulären Arbeitszeit weniger. Oft ist es so, dass die übergeordneten Prozesse nicht mehr beachtet werden und die Prioritäten verschwimmen. Das dringende Kleine im Posteingang wird wichtiger als das wirklich wichtige Große. Ziele treten in den Hintergrund, die Übersicht geht verloren, weil eingehende Emails sich in den Vordergrund drängen. Menschen, die am Arbeitsplatz fast nur elektronisch kommunizieren, „verarmen“ irgendwann. Sie setzen sich nicht mehr direkt mit Menschen auseinander, verstecken sich hinter Texten und verlieren die Fähigkeit zur Gesprächsführung oder isolieren sich von der Realität.

Sie schicken unendlich viele Emails durch die Gegend, und glauben, sie hätten effektiv gearbeitet. Doch die Produktivität ist oft fraglich, da das ständige „Reagieren“ auf Emails wenig Zeit zum Planen, Strukturieren und konstruktivem „Agieren“ lässt. Viele geschäftliche Themen dauern länger als notwendig und erfordern in der Regel mehr Aufwand. Einige Themen könnten in einem persönlichen Gespräch sofort geklärt werden, führen aber jetzt zu wochenlangen Diskussionen über das Netz. Oft werden Fälle nicht wirklich bearbeitet, sondern verschoben oder weitergeleitet. Jeder möchte Emails schnell vom Tisch haben und sich nichts zu schulden kommen lassen. Das geschriebene Wort kann auch leichter zu Missverständnissen führen oder die Schwelle der „bösartigen Kommunikation“ bzw. des unter „Druck setzen“ wird schneller überschritten, da das Gegenüber nicht persönlich am Tisch sitzt.

Es gibt oft noch ein weiteres Problem: Mitarbeiter werden unselbstständiger und übernehmen weniger Verantwortung! Früher mussten Mitarbeiter Zeit und Hirn investieren, um Informationen so aufzubereiten, dass sie für Vorgesetzte nutzbar waren. Bei Entscheidungen konnte man sich nicht mal so eben rückversichern. Eine schnelle CC-Kopie erzeugt hier das Gegenteil: nichts mehr für den Mitarbeiter, viel für den Chef. Ebenso häufig vertreten ist der Kontrollzwang vieler Führungskräfte. Durch den inneren Zwang, immer informiert sein zu müssen, steigt die persönliche Belastung mit Emails ins Unermessliche an. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Konzentration, weil 200 Themen gleichzeitig im Kopf schwirren. Nachfolgende Tipps, können Dir helfen, Dich in Bezug auf Emails besser zu organisieren und Platz zu schaffen:

  • E-Mails nach Prioritäten bearbeiten
  • Festen Zeitpunkt für E-Mails einplanen
  • Aufgeräumter Posteingang (maximal 20 Mails)
  • Abwesenheitsnotizen und Stellvertreter einschalten
  • Ein System festlegen bzw. erstellen - das für ALLE gilt
  • Lasse Dich aus jedem Verteiler löschen - den Du nicht zwingend brauchst
  • E-Mails im Block abarbeiten und das akustische Signal ausschalten
  • Lösche all das sofort weg - was für Dich keine Bedeutung hat
  • Nicht länger als nötig mit Mails beschäftigen
  • Klare Kommunikation und kurz fassen

Ebenso hilfreich ist: Sich genauer absprechen, effektiver und eigenverantwortlicher arbeiten und sich weniger rückversichern (also weniger an nicht direkt Betroffene per „cc“ versenden). Wichtig: wenn jemand eine Email in Kopie erhalten hatten, hat er deren Inhalt nicht automatisch gelesen, verstanden und verinnerlicht. Lege offen fest, wie Du informiert werden möchtest und demotivieren externe CC-Setzer, wenn Du das nicht möchtest. Genauen Betreff eintragen! Auch eine bessere Organisation, Ausbildung oder Information durch den Chef ist hilfreich: Viele Mitarbeiter ziehen ihre Führungskräfte mit Emails viel zu sehr in das Tagesgeschäft hinein. Das ist oft ein Zeichen dafür, dass sie überfordert sind, ihnen wichtige Informationen fehlen oder sie sich unsicher fühlen.

Die Kommunikation per E-Mail kostet immer Zeit und Energie, deshalb, Feierabend ist Feierabend! Rufe in Deiner freien Zeit oder im Urlaub nicht ständig Mails ab. Dadurch verhinderst Du, dass der Kopf frei wird. Loslassen und vertrauen lernen! Nicht über alle Prozesse musst Du genau bescheid wissen. Setze klare Prioritäten und trainiere Informationsdiät. Es sollte definitiv Zeiten geben, in denen Du nicht online bist. Die Welt geht davon nicht unter …

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Headerbild © Tashatuvango (Fotolia)

Brigitta C. Kemner

Eine gute Bedürfnisbalance sowie innere Stabilität und Gesundheit sind die wichtigste Basis für stabile Leistungen in einem anspruchsvollen Berufsalltag. Sie können mich als Katalysator, Förderer, Impulsgeber, Erwecker, Berater, Lehrer, Begleiter und Trainer nutzen. Als Expertin für das Thema Leistungskraft und Leadership liegen meine Schwerpunkte in allen Themen, die unser „Menschsein“ betreffen ...

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