Ein effektiver Umgang mit Emails spart Zeit und Energie innerhalb der Kommunikation!

Effektiver Umgang mit Emails

von Brigitta C. Kemner
Veröffentlicht am 27 Juli 2017

Immer mehr Menschen fühlen sich der täglichen Emailflut nicht gewachsen. Der Ansturm von unzähligen Nachrichten, die bearbeitet werden sollen, in Verbindung mit der Forderung der ständigen Erreichbarkeit, bereitet vielen „Digitalen Stress“ und löst inneren Druck aus. Das dauerhafte „online sein“ birgt die Gefahr, sich selbst auszubeuten und süchtig danach zu werden, im „Geschehen“ zu sein.

Ein normaler kommunikationsrelevanter Angestellter wendet ca. 30-35% seiner Arbeitszeit allein für die Bearbeitung des
E-Mail-Postfachs auf. 77 Prozent aller Berufstätigen in Deutschland sind außerhalb ihrer regulären Arbeitszeiten für Vorgesetzte, Kunden oder Kollegen per Handy oder E-Mail erreichbar: 30 Prozent sind jederzeit erreichbar und 32 Prozent zu bestimmten Zeiten, weitere 15 Prozent sind in Ausnahmefällen verfügbar, nur 16 Prozent gar nicht. Das ist das Ergebnis der Studie des IT-Branchenverbands Bitkom.

Emails kosten Zeit und Energie

 
Der schnelle Umgang mit Informationen hat nicht nur Vorteile. Wer sich von Emails „treiben“ lässt, ermüdet schneller.
Die ständigen Unterbrechungen durch Emails kosten Unmengen Energie und gehen oft zu Lasten der Arbeitsqualität und Konzentration. Wenn Mitarbeiter E-Mails ohne „Anleitung“ nutzen, verschwenden sie oft Arbeitszeit. Auf lange Sicht leisten sie also in der regulären Arbeitszeit weniger. Oft ist es so, dass die übergeordneten Prozesse nicht mehr beachtet werden und die Prioritäten verschwimmen. Das dringende „Kleine“ im Posteingang, das ständig auf sich aufmerksam macht, wird wichtiger als das wirklich wichtige Große. Ziele treten in den Hintergrund, die Übersicht geht verloren und Stress steigt auf, weil eingehende Emails sich in den Vordergrund drängen.

Menschen, die am Arbeitsplatz fast nur elektronisch kommunizieren, „verarmen“ irgendwann. Sie setzen sich nicht mehr direkt mit Menschen auseinander, verstecken sich hinter Texten und verlieren die Fähigkeit zur Gesprächsführung oder isolieren sich von der Realität. Sie schicken unendlich viele Emails durch die Gegend, und glauben, sie hätten effektiv gearbeitet. Doch die Produktivität ist oft fraglich, da das ständige „Reagieren“ auf Emails wenig Zeit zum Planen, Strukturieren und konstruktivem „Agieren“ lässt.

Viele geschäftliche Themen dauern länger als notwendig und erfordern mehr Aufwand. Einige Themen könnten in einem persönlichen Gespräch sofort geklärt werden, führen aber jetzt zu wochenlangen Diskussionen über das Netz. Oft werden Fälle nicht wirklich bearbeitet, sondern verschoben oder weitergeleitet. Jeder möchte Emails schnell vom Tisch haben und sich nichts zu schulden kommen lassen. Das geschriebene Wort kann auch leichter zu Missverständnissen führen oder die Schwelle der „bösartigen Kommunikation“ bzw. des unter „Druck setzen“ wird schneller überschritten, da das Gegenüber nicht persönlich am Tisch sitzt.

Es gibt oft auch noch ein weiteres Problem: Mitarbeiter werden unselbstständiger und übernehmen weniger Verantwortung! Früher mussten Mitarbeiter Zeit und „Hirn“ investieren, um Informationen so aufzubereiten, dass sie für den Vorgesetzten nutzbar waren. Bei Entscheidungen konnte man sich nicht „mal so eben“ rückversichern. Eine schnelle CC-Kopie erzeugt hier das Gegenteil: nichts mehr für den Mitarbeiter, viel für den Chef. Ebenso häufig vertreten ist der Kontrollzwang vieler Führungskräfte. Durch den inneren Zwang, immer informiert sein zu müssen, steigt die persönliche Belastung mit Emails ins Unermessliche an. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Konzentration, weil 200 Themen gleichzeitig im Kopf schwirren.

Folgende Tipps, können Dir helfen, Dich in Bezug auf Emails besser zu organisieren und Platz zu schaffen:

Aufgeräumter Posteingang (max. 20 Mails).
Nicht länger als nötig mit Mails beschäftigen.
E-Mails nach Prioritäten bearbeiten und diese einhalten.
Ein System festlegen bzw. erstellen, das für ALLE gilt.
Abwesenheitsnotizen und Stellvertreter einschalten.
Lösche all das sofort weg, was keine Bedeutung hat.
Klare Kommunikation, kurz und konkret fassen, genauen Betreff eintragen.
E-Mails im Block abarbeiten, dazwischen das akustische Signal ausschalten.
Schreibe keine Mails, wenn Du verärgert, wütend oder frustriert bist- diskutiere nicht per Mail.
Sich genauer absprechen, effektiver und eigenverantwortlicher arbeiten und sich weniger rückversichern (also weniger an
  nicht direkt Betroffene per „cc“ versenden). Wichtig: wenn jemand eine Email in Kopie erhalten hatten, hat er deren Inhalt
  nicht automatisch gelesen, verstanden und verinnerlicht.
Lege offen fest, wie Du informiert werden möchtest und demotiviere externe CC-Setzer, wenn Du das nicht möchtest.
  Lasse Dich aus jedem Verteiler löschen, den Du nicht zwingend brauchst.
Bessere Organisation, Absprache, Ausbildung oder Information durch den Chef: Viele Mitarbeiter ziehen ihre Führungskräfte
  mit Emails viel zu sehr in das Tagesgeschäft hinein. Das ist oft ein Zeichen dafür, dass sie überfordert sind, ihnen wichtige
  Informationen fehlen oder sie sich unsicher fühlen.
Loslassen und vertrauen lernen! Nicht über alle Prozesse musst Du genau bescheid wissen. Setze klare Prioritäten und
  trainiere Informationsdiät.
Feierabend ist Feierabend. Rufe in Deiner „freien Zeit“ oder im Urlaub nicht ständig Mails ab. Dadurch verhinderst Du,
  dass der Kopf frei wird. Es sollte definitiv Zeiten geben, in denen Du nicht online bist. Die Welt geht davon nicht unter.

Meine heutige Inspiration als PDF zum Ausdrucken
Headerbild © alphaspirit (Fotolia)

Brigitta C. Kemner

Eine gute Bedürfnisbalance sowie innere Stabilität und Gesundheit sind die wichtigste Basis für stabile Leistungen in einem anspruchsvollen Berufsalltag. Sie können mich als Katalysator, Förderer, Impulsgeber, Erwecker, Berater, Lehrer, Begleiter und Trainer nutzen. Als Expertin für das Thema Leistungskraft und Leadership liegen meine Schwerpunkte in allen Themen, die unser „Menschsein“ betreffen ...

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