Führungskräfte müssen Mitarbeitergespräche effektiv führen!

Effektive Mitarbeitergespräche führen

von Brigitta C. Kemner
Veröffentlicht am 31 Januar 2018

In meiner Arbeit als Coach kann ich immer wieder beobachten, dass Führungskräfte mit ihren Mitarbeitern Gespräche führen, die nicht das gewünschte Ergebnis bringen oder wenig zufriedenstellend verlaufen. Diese Gespräche sind häufig unkonkret, verlaufen ohne Struktur werden nicht gut vorbereitet oder finden zu unregelmäßig statt. Oft fehlt ein Ziel oder Ergebnis und Kritik wird mit der persönlichen Meinung verwechselt. So ein Feedback verläuft dann wenig konstruktiv. Die Folge davon ist, dass der Eindruck entstehen mag, gezielte Mitarbeitergespräche wären nicht nötig, würden zu viel Zeit fressen und könnten durch Meetings oder zwischen Tür und Angel „Unterhaltungen“ ersetzt werden.

Meiner Erfahrung nach sind Mitarbeitergespräche eine wichtige, nicht delegierbare Aufgabe der Führungskraft. Ein Mitarbeiter- gespräch ist ein regelmäßig stattfindendes, strukturiertes Vier-Augen-Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter/in, das beide auf Augenhöhe führen und das auf Respekt basiert. Am Ende sollten Vereinbarungen stehen, die beide Gesprächspartner vertreten. Diese werden in einem vertraulichen Protokoll festgehalten.

Das Jahresgespräch (Beurteilungsgespräch) ist eine Sonderform und beinhaltet zusätzlich das Gespräch über das Gehalt und weitere Bewertungen als Resümee des Jahres. Hierzu sollte es einen separaten Fragebogen geben.

Gesprächsziele von Mitarbeitergespräche

1. Sie fördern die Beteiligung an Arbeitsprozessen und das Verständnis für die Arbeit/den Sinn der Arbeit.
2. Sie verbessern die Kommunikation und die Zusammenarbeit; sie tragen so zu einer größeren Zufriedenheit bei.
3. Sie berücksichtigen die individuellen Kenntnisse, Stärken und Interessen der Mitarbeiter und drücken Wertschätzung aus.
4. Sie geben beiden Gesprächspartnern die Möglichkeit einer Rückmeldung in Form von Lob oder konstruktiver Kritik.
5. Sie schaffen Klarheit über Ziele und Erwartungen und decken Verbesserungsmöglichkeiten auf.
6. Sie verhindern Missverständnisse, schaffen Klärung und beugen Konflikten vor.
7. Sie geben dem Mitarbeiter Sicherheit und Struktur.

Kommunikation in Form eines Mitarbeitergespäches ist das Herzstück guter Zusammenarbeit. Denn dort kann man gut vor- bereitet und in Ruhe wesentliche Aspekte der Arbeit ansprechen, zurückschauen, Feedback geben und die Weichen für die Zukunft stellen. Ein Mitarbeiter, der keine Ziele und keine Leitideen hat, dem Feedback fehlt und der seine Fähigkeiten nicht einbringen kann, ist dauerhaft wenig motiviert und leistungsstark. Erst, wenn man Zusammenhänge versteht, sich wert- geschätzt fühlt und zum eigenverantwortliche Arbeiten angehalten wird, kann die Zusammenarbeit auf Dauer für
Führungskraft und Mitarbeiter gut laufen.

Im Mitarbeitergespräch geben sich Führungskraft und Mitarbeiter/in gegenseitig eine Rückmeldung. Dies verbessert die Zusammenarbeit und klärt Missverständnisse auf.

Leitfaden und Aufbau

Folgende Aspekte sollen in einem Mitarbeitergespräch (Häufigkeit sollte bei mindestens 1x im Quartal liegen) angesprochen werden:

• Gesprächseinstieg und positive, vertrauliche Stimmung erzeugen durch Smalltalk und Ansprechen von etwas, was den Mitarbeiter positiv stimmt
• Rückschau und Bewertung des zurückliegenden Zeitraums seit dem letzten Mitarbeitergespräch (Bilanz)
• Austausch über die Leistung
• Austausch über Sozialverhalten und Motivation
• Austausch über die Arbeitssituation
• Austausch über Führung und Zusammenarbeit
• Entwicklungsperspektiven
• Konkrete Vereinbarungen und Ziele
• Positiver Gesprächsabschluss

Anhand des Gesprächsprotokolls des letzten Mitarbeitergespräches wird eine Bilanz gezogen. Es wird geklärt, ob die Vereinbarungen umgesetzt werden konnten oder nicht und wenn nicht, warum nicht. Führungskraft und Mitarbeiter sollten sich anhand von festgelegten Fragen, die vorher bestimmt werden, rechtzeitig auf das Gespräch vorbereiten können.
Folgende Fragen können innerhalb der Mitarbeitergespäche hilfreich sein:

Mögliche Fragen des Mitarbeiters/ der Mitarbeiterin

• Wie schätze ich meine geleistete Arbeit ein? Habe ich meine Ziele erreicht?
• Was bewerte ich positiv? Was bewerte ich negativ?
• Werden mir meine Ziele klar vermittelt?
• Wo hätte ich mir mehr Unterstützung gewünscht? Wo hatte ich Schwierigkeiten?
• Wie bewerte ich die Arbeitssituation?
• Wie zufrieden bin ich mit meinen konkreten Arbeitsvorgaben?
• Welche Konflikte beschäftigten mich am Arbeitsplatz? Gibt es Themen, die besprochen werden sollten?
• Wie zufrieden bin ich mit meiner Arbeit?
• Wie nehme ich die Zusammenarbeit mit meiner Führungskraft wahr?
• Sind konkrete Fortbildungsmaßnahmen nötig oder gewünscht?
• Welche beruflichen Perspektiven gibt es?
• Welche Ziele möchte ich als nächstes erreichen?

Mögliche Fragen der Führungskraft

• Wie schätze ich die Arbeit meines/r Mitarbeiters/in ein?
• Wurden die Ziele erreicht? Waren die getroffenen Maßnahmen des letzten Gespräches sinnvoll?
• Was bewerte ich positiv? Was bewerte ich negativ? Warum?
• Wie zufrieden bin ich mit der Arbeit der/des Mitarbeiters/in?
• Sehe ich irgendwo dringenden Handlungsbedarf? Was muss besser oder anders werden?
• Welche Unterstützung könnte ich geben?
• Wie bewerte ich die konkrete Arbeitssituation?
• Nehme ich Konflikte/Probleme im Team wahr? Wie ist das Teamverhalten der/des Mitarbeiters?
• Wo sehe ich Verbesserungsmöglichkeiten im Arbeitsprozess?
• Wo liegen meine Erwartungen in Bezug auf die Zusammenarbeit??
• Welche konkreten Aufgaben fallen im nächsten Quartal an?
• Gibt es konkrete Fortbildungsangebote?
• Welche Ziele sollen erreicht werden?

Am Ende des Mitarbeitergespräches stehen konkrete Vereinbarungen. Diese können Arbeitsprojekte und Aufgaben betreffen, aber auch die Kommunikation, das soziale Verhalten, das Selbstmanagement oder das Führungsverhalten. Alle Vereinbarungen werden in einem Protokoll festgehalten, das von beiden Gesprächspartnern unterschrieben wird.

Gesprächsregeln

Natürlich gibt es immer auch bestimmte Regeln, an die sich beide Gesprächspartner halten sollten, um zum gelingen der Mitarbeitergespräche beizutragen:

Beide Gesprächspartner bemühen sich um ein offenes, faires und konstruktives Gespräch, das von gegenseitiger Wertschätzung geprägt ist.
  
Die Lautstärke, Tonalität und Wortwahl ist konstruktiv, zielführend und sachlich, emotionale Vorwürfe und unangemessene Wertungen werden vermieden.
  
Vorbereitung ist das A und O: Ein Mitarbeitergespräch muss von beiden Seiten vorbereitet werden. Daher sollte mindestens eine Woche vorher ein Termin abgestimmt werden. Mithilfe eines Fragebogens, den beide vorher ausfüllen, kann Struktur und Klarheit entstehen.
  
Ein Mitarbeitergespräch sollte in ungestörter Atmosphäre und ohne Zeitdruck erfolgen. Die Dauer kann zwischen 60 und 90 Minuten betragen.
  
Vertraulichkeit ist Gesetz, denn nur wenn beide Seiten sicher sind, dass die Inhalte nicht an Dritte weitergegeben werden (es sei denn, beide vereinbaren etwas anderes), kann Offenheit entstehen.
  
Wenn Konflikte auftauchen, die im Gespräch nicht zu klären sind, sollte das Gespräch vertagt und eventuell Hilfe (Moderator, Coach) in Anspruch genommen werden.
  
Pünktlichkeit ist die Basis für ein gutes Gespräch und zeigt gegenseitige Wertschätzung.

Wenn Du noch keine Routine in der Führung von Mitarbeitergespräche hast, sei zuversichtlich. Eine gute Vorbereitung und Gesprächsstruktur sind schon der halbe Erfolg. Versuche Dich in Empathie und Menschenkenntnis zu trainieren und traue Dich, auch unangenehme Themen klar und deutlich anzusprechen. Der Rest kommt durch Übung …

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Headerbild © Jeanette Dietl (Fotolia)

Brigitta C. Kemner

Eine gute Bedürfnisbalance sowie innere Stabilität und Gesundheit sind die wichtigste Basis für stabile Leistungen in einem anspruchsvollen Berufsalltag. Sie können mich als Katalysator, Förderer, Impulsgeber, Erwecker, Berater, Lehrer, Begleiter und Trainer nutzen. Als Expertin für das Thema Leistungskraft und Leadership liegen meine Schwerpunkte in allen Themen, die unser „Menschsein“ betreffen ...

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