Wie ein Meeting zielführend und effektiv werden kann!

Effektive Meetings

von Brigitta C. Kemner
Veröffentlicht am 11 April 2018

Meetings sind ein Werkzeug der Unternehmenskultur und ein wesentliches Mittel des Austausches. Sie nehmen in den meisten Unternehmen einen großen Teil der Arbeitszeit ein. Doch sind sie effektiv oder verschwenden wir unsere Zeit damit? Mit diesen Tipps kann es Dir gelingen, Meetings wertvoll und effektiv zu gestalten:

Grundsätzlich könnte folgender Ablauf gelten:

 
Kurze Begrüßung
Vorstellung der Tagesordnungspunkte
Tagesordnungspunkte der Reihenfolge nach abarbeiten
Konstruktive und offene Fragen stellen, die nach Lösungen suchen
Ergebnisse und Lösungen zu den TOP sammeln oder diskutieren
Zusammenfassen der Ergebnisse des TOP, bevor der nächste in Angriff genommen wird (schriftlich)
Aufgabenverteilungen werden auch schriftlich definiert und mit Zeitpunkt des Erledigens versehen
Verabschiedung

Meine Tipps für wirksame Meetings

 
Zeitfaktor bestimmen
Führe das Meeting regelmäßig zu vorher festgelegten Terminen durch. Dieser Termin hat gegenüber anderen Terminen Priorität! Gebe eine klare Zeitbegrenzung. Bei Besprechungen in kurzen regelmäßigen Abständen reichen auch 30 – 60 Minuten. Beginne immer pünktlich, egal, ob alle da sind oder nicht. Ende spätestens zur abgesprochenen Zeit!

Themen festlegen
Stimme vorher eine Agenda ab und fordere von den teilnehmenden Mitarbeitern, rechtzeitig ihre Themen einzureichen. Grundsätzlich ist der Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ tabu. Dort sammeln sich häufig eine Vielzahl von diffusen Punkten an, die vorab nicht bekannt sind. Häufig für das zu Stress und die Planbarkeit geht verloren.

Perspektivwechsel
Meetings im Stehen (bei kurzen Meetings) sind oft produktiver und dynamischer. Manchmal macht es bei längeren Meetings ebenfalls Sinn, die Positionen zwischendurch zu wechseln, um einen Perspektivwechsel herbeizuführen. Versuche auf jeden Fall durch den regelmäßigen Wechsel der Sitzpositionen mehr Leben und Abwechslung herbeizuführen.

Moderation und Struktur
Eine strukturierte Moderation ist sehr wichtig. Dabei kann sowohl die Führungskraft wie einer der Teilnehmenden der Moderator sein. Wichtig ist, dass der Moderator für den Prozess verantwortlich ist und dafür Sorge trägt, dass der rote Faden eingehalten wird. Persönliche Themen, die mit der Sache nichts zu tun haben, haben im Meeting nichts zu suchen (werden auf einen anderen Zeitpunkt verlegt) und der Moderator passt auf, dass diese Regel Anwendung findet. Es sollten weitere Spielregeln festgelegt werden (aussprechen lassen usw.), auf deren Einhaltung der Moderator achtet.

Ziele überprüfen
Überprüfe regelmäßig, ob Deine Meetings zielführend sind und ändere etwas, wenn Ziele nicht erreicht werden. Vor allem ist es wichtig, dass jeder Teilnehmer spürt, dass Lösungsorientierung eine Grundvoraussetzung ist. Ein Meeting darf nicht zu einem „Jammerstammtisch“ mutieren. Probleme sollten dazu auf den Tisch kommen, damit eine Lösung gesucht wird.

Viele meiner Klienten beklagen sich drüber, dass Meetings „Zeitverschwendung“ sind und keinen wirklichen Output bringen. Meiner Erfahrung nach hat das einige Gründe.

Hier meine Top 6 der „Bremsen“ für effektive Meetings:

 
1. Es gibt keine klare und effektive Zeit- und Inhaltsstruktur. Themen/Ziele sind nicht klar formuliert und umrissen.
2. Die Teilnehmer sind nicht 100% interessiert und engagiert bei der Sache (Passive Haltung, Ablenkungen durch
    Handy, Laptop, usw.).
3. Man nutzt die Meetings als Platz zur Selbstdarstellung oder als „Jammerstammtisch“.
4. Es wird nur viel zerredet und diskutiert, aber es werden keine wirklichen Entscheidungen getroffen.
5. Meinungen oder Kritikpunkte werden nicht angemessen formuliert und auch nicht angemessen entgegengenommen.
    Es werden Kämpfe ausgefochten, anstatt sich konstruktiv auszutauschen.
6. Es werden Entscheidungen getroffen, die nicht umgesetzt oder kontrolliert werden. Alles verläuft im Sande.

Meine heutige Inspiration als PDF zum Ausdrucken
Headerbild © sepy (Fotolia)

Brigitta C. Kemner

Eine gute Bedürfnisbalance sowie innere Stabilität und Gesundheit sind die wichtigste Basis für stabile Leistungen in einem anspruchsvollen Berufsalltag. Sie können mich als Katalysator, Förderer, Impulsgeber, Erwecker, Berater, Lehrer, Begleiter und Trainer nutzen. Als Expertin für das Thema Leistungskraft und Leadership liegen meine Schwerpunkte in allen Themen, die unser „Menschsein“ betreffen ...

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